FOGS GmbH

Betroffeneninformation

Informationen zum Datenschutz

Die FOGS GmbH verarbeitet Daten zu Ihrer Person. Diese Information erläutert Ihnen die Details dazu.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt durch

FOGS – Gesellschaft für Forschung und Beratung im Gesundheits- und Sozialbereich mbH
Hansaring 115
50670 Köln
Telefon: +49 (0) 221 973101-0
E-Mail: datenschutz(at)fogs-gmbh.de

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie kontaktieren unter

E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)fogs-gmbh.de
Telefon: 0221-973101-45

Die für unser Institut zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424 0
Telefax: +49 (0)211 38424 10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

Details zur Datenverarbeitung

für Bewerber*innen

Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht im Einzelnen wie folgt:

Bewerbungsunterlagen: Die von Ihnen zugesendeten Bewerbungsunterlagen werden gespeichert und ggfs. ausgedruckt. Im Falle einer Einstellung werden Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte übernommen, mit dieser aufbewahrt und gelöscht. Sollten Sie nicht eingestellt werden, so werden Ihre Daten und Unterlagen spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Kontaktdaten: Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Telefonnummer, Adresse, E-Mailadresse) werden für den Zeitraum des Bewerbungsprozesses gespeichert und spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, insofern Sie nicht eingestellt werden.

Name: Ihr Name wird in einer für alle Mitarbeitenden einsehbaren Terminliste in den Geschäftsräumen der FOGS GmbH ausgehängt. Diese Liste koordiniert die Termine bei FOGS. Jeden Montag werden die Daten der Vorwoche gelöscht, sodass Ihre Daten spätestens eine Woche nach Terminende gelöscht werden.

für Beschäftigte von Kunden und Lieferanten

Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht im Einzelnen wie folgt:

Kontaktdaten: Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Telefonnummer, Adresse, E-Mailadresse) werden für den Zeitraum der Geschäftsbeziehung gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung und zum Zwecke der Projekten nachgehenden Kommunikation werden Ihre Kontaktdaten darüber hinaus, ausschließlich bei Bedarf gespeichert.

Auftragsbezogene Kommunikation: Sind Sie Beschäftigter eines meiner Kunden oder selbst Kunde, verarbeitet FOGS zum Zweck der Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung Ihren Namen, Kontaktdaten sowie ggf. Arbeitgeber und Funktion in dessen Unternehmen. Die Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben und ein Jahr nach Beendigung unserer Geschäftsbeziehung gelöscht. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (überwiegendes berechtigtes Interesse), unser Interesse liegt darin, unkompliziert und nachvollziehbar mit Ihnen zu kommunizieren.

für Besucher*innen

Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht im Einzelnen wie folgt:

Name: Ihr Name wird in einer für alle Mitarbeitenden einsehbaren Terminliste in den Geschäftsräumen der FOGS GmbH ausgehängt. Diese Liste koordiniert die Termine bei FOGS. Jeden Montag werden die Daten der Vorwoche gelöscht, sodass Ihre Daten spätestens eine Woche nach Terminende gelöscht werden.

für Webseitenbesucher*innen

Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht im Einzelnen wie folgt:

Name: Ihr Name wird in einer für alle Mitarbeitenden einsehbaren Terminliste in den Geschäftsräumen der FOGS GmbH ausgehängt. Diese Liste koordiniert die Termine bei FOGS. Jeden Montag werden die Daten der Vorwoche gelöscht, sodass Ihre Daten spätestens eine Woche nach Terminende gelöscht werden.

für Teilnehmende an Videokonferenzen

Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Zoom“. Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

  • Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
  • Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
  • Geräte-/Hardwaredaten (MAC-Adressen, Client-Version)
  • Text-, Audio- und Videodaten
  • Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Wir zeichnen grundsätzlich keine Daten der Kommunikation auf.

Erforderliche Daten und Funktionen

Nehmen Sie an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP- Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon, Lautsprecher, Art der Verbindung.

Freiwillige Angaben und Funktionen

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab-, bzw. stummschalten. Standardmäßig sind Kamera und Mikrofon zu Beginn eines Meetings deaktiviert.

Wenn Sie die Chatfunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Eine Protokollierung des Chats erfolgt nicht. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Beachten Sie, dass sämtliche Informationen, die während des Online-Meetings hochgeladen, bereitgestellt oder erstellt werden, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Sonstige Funktionen

„Zoom“ verfügt über die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“). Diese wird nicht genutzt und ist deaktiviert.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Bearbeitung von Begehren oder Beschwerden:

Sind Sie in anderer Weise von unseren Dienstleistungen oder der unserer Kunden betroffen, verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, Begehren, oder Beschwerden ggf. Ihren Namen, Kontaktdaten und die weiteren Angaben, die Sie uns in diesem Zusammenhang überlassen. Mit Ihrer Erlaubnis geben wir diese Informationen an den jeweiligen Kunden weiter; wir lösche sie drei Monate nach Abschluss des Vorgangs. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Ihre freiwillige Einwilligung durch Übermittlung Ihres Anliegens). Zur Abwicklung unserer E-Mail-Kommunikation und zum Betrieb unserer Website greifen wir auf die Dienstleister Mittwald und ionos zurück. Sie arbeiten nach unseren Weisungen und erfahren dadurch von unserer Zusammenarbeit – z.B. von Ihrem Abruf dieses Dokuments.

Ihre Rechte

Auskunft, Löschung und weitere Rechte

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten (Artikel 15 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung). Darüber hinaus haben Sie unter den gesetzlich geregelten Voraussetzungen der Artikel 16 bis 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung das Recht auf Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit uns bereitgestellter Daten.

Beschwerde: Sie haben das Recht, sich jederzeit mit etwaigen Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer Daten an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten des Instituts zu wenden. Die Kontaktdaten sind oben angegeben. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zur Beschwerde bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für das Institut zuständige Aufsichtsbehörde ist oben genannt.

Widerruf: Beruht eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, dürfen Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, dürfen Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir werden Ihre Daten dann nur weiterverarbeiten, wenn dafür nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Bitte richten Sie Ihr jeweiliges Begehren an die oben angegebenen Kontaktdaten.