Laufzeit: von 2011 bis 2013
Auftraggeber: Stadt Mainz
Mitarbeitende: Schlanstedt, Oliva
Aufgabe
Die Stadt Mainz hat FOGS (in Kooperation mit ceus consulting) mit der Unterstützung beim Projektmanagement zur Umsetzung der ASD-Konzeption im Jugendamt Mainz beauftragt. In verschiedenen Projekten wurde deutlich, dass aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen notwendig sind und diese mit internen Mitteln nicht im gewünschten Zeitraum realisierbar wären. Ziel des Projektmanagements ist es, Abläufe zur Steuerung der Jugendhilfe vor dem Hintergrund einer veränderten Aufbauorganisation und neuen Anforderungen festzulegen und zu dokumentieren. Die Arbeiten sollen in den angestrebten Aufbau eines Handbuchs für den ASD im Jugendamt einfließen.
Umsetzung
FOGS/ceus consulting moderierten verschiedene Teilprojektgruppen und berichteten die Ergebnisse an eine Projektlenkungsgruppe. Beteiligt waren neben der Leitung des ASD die Teamleitungen des ASD, Mitarbeitende aus der wirtschaftlichen Jugendhilfe sowie der Jugendhilfeplanung. In den ersten Sitzungen wurden die Arbeitspakete konkretisiert, verfristet und Verantwortlichkeiten festgelegt. Die Ergebnisse wurden in den weiteren Sitzungen diskutiert und bewertet.
Ergebnis
Am Ende der 2. Phase des Projekts sind die Abläufe und die Organisation des ASD geklärt und in einem Handbuch dokumentiert. Auf das edv-gestützte Handbuch haben alle Mitarbeiter*innen des ASD Zugriff. Alle Dokumente und Regelungen sind damit aktuell verfügbar. Neben der Ablauforganisation (Prozesse) ist nun auch die Aufbaustruktur umgesetzt und die notwendigen Kommunikationsroutinen sind eingeführt.