Sekretariat/ Büromanagement
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verstärkung für unser Team im Bereich Sekretariat und Büromanagement. Die Stelle soll gemeinsam mit einer weiteren (Stelle Team-/Projektassistenz) ein Team zur wesentlichen Unterstützung und Weiterentwicklung unseres Instituts bilden.
Die Gesellschaft für Forschung und Beratung im Gesundheits- und Sozialbereich mbH – FOGS – bietet für Bundes- und Landesministerien, Kommunen, Verbände und Unternehmen seit 1988 anwendungsorientierte Forschung/Evaluation, Beratung sowie Gutachten und Gesundheits- und Sozialplanungen. Unsere Projekte sind vielseitig, spannend und gesellschaftlich relevant. Ein großer Teil der knapp 20 Beschäftigten ist seit vielen Jahren in unserem Team tätig.
Das Sekretariat ist eine zentrale Schaltstelle des Instituts und von großer Bedeutung für die interne Koordination und Kooperation sowie das Arbeitsklima.
Ihr Aufgabenprofil
- Sekretariatstätigkeiten und allgemeine Büroorganisation (u. a. Telefonzentrale, Posterledigungen und allgemeine Korrespondenz, Ablage, Abrechnung von Reisekosten, Materialverwaltung und Bestellwesen; Koordination, Organisation und ggf. Protokollierung von Besprechungen und externen Veranstaltungen)
- Vorbereitung der Buchhaltung für die Steuerberatung, Rechnungswesen/ Barkasse
- Unterstützung bei der Antragstellung und Abrechnung von Zuwendungsprojekten
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten
Im Team und nach Abstimmung mit der Projektassistenz (je nach Schwerpunktsetzung)
- Layout und Korrektorat bei Berichten, Präsentationsunterlagen und Fragenbogen
- Unterstützung bei der Betreuung von EDV und Technik
- Unterstützung bei Datenschutz und Datenmanagement
- (technische) Betreuung des Webauftritts (WordPress)
Die Anforderungen
Sie können sich in diesen Aufgaben wiederfinden und bringen entsprechende Kenntnisse mit? Sie haben eine kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung oder -erfahrung bzw. kommen aus dem Bereich Bürokommunikation. Sie sind sicher in der deutschen Sprache und erfahren mit Microsoft Office-Anwendungen. Für die Umsetzung der Aufgaben im Team sind Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Flexibilität wichtig. Ebenso sind Pünktlichkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit von großer Bedeutung.
Wir bieten
- Festanstellung mit langfristiger Perspektive in Voll- oder Teilzeit
- Mitarbeit in einem netten und engagierten Team in entspannter Atmosphäre
- Regelmäßige Teamtage
- Spannende Einblicke in aktuelle Forschungen im Gesundheits- und Sozialwesen
- Zeit zur Einarbeitung
- Möglichkeiten zur internen und externen Fortbildung
- Selbstständige Aufgabenorganisation und Flexibilität
- 30 Tage Urlaub
- Tätigkeit in Köln, gute Erreichbarkeit mit Fahrrad, Auto, Bus und Bahn
- Zuschuss zum Jobticket und betriebliche Altersvorsorge
- Faire Vergütung, 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld
- Bezahlung nach Verhandlung.
Bewerbungen bitte an
FOGS GmbH
Martina Schu, Hans Oliva
Dürener Straße 295
50935 Köln
kontakt@fogs-gmbh.de
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Institut. Derzeit sind keine weiteren Stellen vakant. Gerne können Sie uns Ihre Initiativbewerbung für eine spätere Berücksichtigung senden oder Sie besuchen unsere Website von Zeit zu Zeit.